المقدمة

تعد السكرتارية التنفيذية من الوظائف الجوهرية في دعم القرار الإداري وتنظيم بيئة العمل المكتبي. وتمثل مهارات إدارة المكاتب الحديثة أداة فاعلة في تحسين سير الأعمال وتعزيز الاتصال الداخلي والخارجي في المؤسسات. تهدف هذه الدورة إلى تطوير معارف ومهارات المتدربين في أداء مهام السكرتارية بكفاءة عالية، مع التركيز على تنظيم الاجتماعات، وإدارة المراسلات، والتعامل مع الزوار، والإعداد لسفر المدراء، بما يواكب التطورات الحديثة في بيئة العمل الإداري.

لمن تُطرح الدورة؟

• العاملون في مكاتب السكرتارية والإدارات المساندة
• الراغبون في التهيئة للعمل كـ سكرتير تنفيذي محترف
• مسؤولو العلاقات العامة والاستقبال
• مساعدو المدراء الذين يسعون لتطوير مهاراتهم المكتبية والتنظيمية

الأهداف العامة للدورة

• إكساب المشاركين المفاهيم الأساسية في السكرتارية التنفيذية
• تنمية مهاراتهم العملية في تنظيم الاجتماعات والتعامل مع الاتصالات
• تعزيز قدراتهم على إدارة المراسلات والمحفوظات باحترافية
• تمكينهم من أداء المهام المرتبطة بسفر المدراء وتنظيم مقابلاتهم وزياراتهم

الأهداف التفصيلية

• التعرف على مفهوم السكرتارية، أهميتها، وأنواعها
• تحديد صفات السكرتير الناجح والمهارات التي يجب أن يتمتع بها
• استيعاب مهام السكرتارية العامة والأسس التي تضمن نجاحها
• إتقان قواعد الاتصالات الهاتفية الصادرة والواردة
• فهم دور السكرتير في تنظيم الاجتماعات وتحضيرها بنجاح
• استيعاب أنواع الاجتماعات ومتطلبات كل نوع منها
• التعرف على خطوات إعداد سفر المدير والمهام المتعلقة به قبل وأثناء وبعد السفر
• فهم آلية تنظيم المقابلات واستقبال الزوار في مكتب المدير
• معرفة أنواع الزائرين وأساليب التعامل المهني معهم
• ممارسة مهارات تحرير الرسائل الخارجية الرسمية
• تطبيق إجراءات معالجة المراسلات البريدية الواردة والصادرة
• التعمق في مفهوم وأهمية المحفوظات، وأنواعها وآلية تنظيمها

المهارات المكتسبة

• أداء مهام السكرتارية المكتبية والتنفيذية بكفاءة ومهنية
• تنظيم الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال والتقارير والمتابعة
• إدارة المكالمات الهاتفية والمراسلات الرسمية بدقة ولباقة
• التعامل مع الزوار وتنظيم المقابلات وفق البروتوكولات المهنية
• حفظ الوثائق والمراسلات بشكل منظم وآمن ضمن أنظمة الأرشفة
• دعم المدراء في تنظيم الرحلات الرسمية والتواصل مع الجهات المختلفة

مجالات العمل بعد التخرج

• العمل كـ سكرتير تنفيذي أو مساعد إداري في المؤسسات الحكومية والخاصة
• التوظف في مكاتب الإدارة العليا ضمن المنظمات والمؤسسات الكبرى
• تقديم الدعم المكتبي واللوجستي في الشركات ومراكز التدريب
• العمل في أقسام العلاقات العامة أو خدمة العملاء
• تأسيس مسار وظيفي ناجح في مجال إدارة المكاتب وتنظيم الأعمال الإدارية