رسالتنا ... المساهمة في الارتقاء بالمستويات التدريبية والمهنية والتعليمية.

Image
  • 3 أيام - 12 ساعة تدريبية
  • لا يقل عن 12

المقدمة

تعد السكرتارية التنفيذية من الوظائف الجوهرية في دعم القرار الإداري وتنظيم بيئة العمل المكتبي. وتمثل مهارات إدارة المكاتب الحديثة أداة فاعلة في تحسين سير الأعمال وتعزيز الاتصال الداخلي والخارجي في المؤسسات. تهدف هذه الدورة إلى تطوير معارف ومهارات المتدربين في أداء مهام السكرتارية بكفاءة عالية، مع التركيز على تنظيم الاجتماعات، وإدارة المراسلات، والتعامل مع الزوار، والإعداد لسفر المدراء، بما يواكب التطورات الحديثة في بيئة العمل الإداري.

لمن تُطرح الدورة؟

العاملون في مكاتب السكرتارية والإدارات المساندة
الراغبون في التهيئة للعمل كـ سكرتير تنفيذي محترف
مسؤولو العلاقات العامة والاستقبال
مساعدو المدراء الذين يسعون لتطوير مهاراتهم المكتبية والتنظيمية

الأهداف العامة للدورة

إكساب المشاركين المفاهيم الأساسية في السكرتارية التنفيذية
تنمية مهاراتهم العملية في تنظيم الاجتماعات والتعامل مع الاتصالات
تعزيز قدراتهم على إدارة المراسلات والمحفوظات باحترافية
تمكينهم من أداء المهام المرتبطة بسفر المدراء وتنظيم مقابلاتهم وزياراتهم

الأهداف التفصيلية

التعرف على مفهوم السكرتارية، أهميتها، وأنواعها
تحديد صفات السكرتير الناجح والمهارات التي يجب أن يتمتع بها
استيعاب مهام السكرتارية العامة والأسس التي تضمن نجاحها
إتقان قواعد الاتصالات الهاتفية الصادرة والواردة
فهم دور السكرتير في تنظيم الاجتماعات وتحضيرها بنجاح
استيعاب أنواع الاجتماعات ومتطلبات كل نوع منها
التعرف على خطوات إعداد سفر المدير والمهام المتعلقة به قبل وأثناء وبعد السفر
فهم آلية تنظيم المقابلات واستقبال الزوار في مكتب المدير
معرفة أنواع الزائرين وأساليب التعامل المهني معهم
ممارسة مهارات تحرير الرسائل الخارجية الرسمية
تطبيق إجراءات معالجة المراسلات البريدية الواردة والصادرة
التعمق في مفهوم وأهمية المحفوظات، وأنواعها وآلية تنظيمها

المهارات المكتسبة

أداء مهام السكرتارية المكتبية والتنفيذية بكفاءة ومهنية
تنظيم الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال والتقارير والمتابعة
إدارة المكالمات الهاتفية والمراسلات الرسمية بدقة ولباقة
التعامل مع الزوار وتنظيم المقابلات وفق البروتوكولات المهنية
حفظ الوثائق والمراسلات بشكل منظم وآمن ضمن أنظمة الأرشفة
دعم المدراء في تنظيم الرحلات الرسمية والتواصل مع الجهات المختلفة

مجالات العمل بعد التخرج

العمل كـ سكرتير تنفيذي أو مساعد إداري في المؤسسات الحكومية والخاصة
التوظف في مكاتب الإدارة العليا ضمن المنظمات والمؤسسات الكبرى
تقديم الدعم المكتبي واللوجستي في الشركات ومراكز التدريب
العمل في أقسام العلاقات العامة أو خدمة العملاء
تأسيس مسار وظيفي ناجح في مجال إدارة المكاتب وتنظيم الأعمال الإدارية

 

  • مفهوم السكرتارية .أهمية السكرتارية .
  • أنواع السكرتارية ، صفات السكرتير الناجح
  • المهارات الواجب توافرها بالسكرتير
  • الأسس العامة لنجاح السكرتير
  • مهام السكرتارية العامة
  • مفهوم الاتصالات الهاتفية ، قواعد استخدام اجهزة الاتصال الهاتفي
  • الاتصالات الهاتفية الواردة ، الاتصالات الهاتفية الصادرة
  • مفهوم الاجتماع ، مقومات نجاح الاجتماعات
  • قدرات والمهارات اللازمة التي يحتاجها السكرتير
  • أنواع الاجتماعات
  • دور السكرتير في تنظيم الاجتماعات
  • مهام وواجبات السكرتير في تنظيم الاجتماعات
  • أهمية سفر المدير
  • الاعداد لسفر المدير
  • واجبات السكرتير قبل وأثناء وبعد سفر المدير
  • مفهوم تنظيم المقابلات
  • مفهوم استقبال الزوار
  • أهمية تنظيم المقابلات
  • العوامل التي يجب مراعاتها عند تنظيم المقابلات
  • الزيارات لمكتب المدير
  • انواع الزائرين وكيفية التعامل معهم
  • تحرير الرسائل الخارجية
  • معالجة الاتصالات الكتابية الواردة والصادرة
  • إجراءات المراسلات البريد الوارد والصادر
  • مفهوم وأهمية وأنواع المحفوظات